Samenwerken met bewoners, naasten en andere professionals
“De toekomst van de ouderenzorg is bij uitstek een vraagstuk dat de hele samenleving betreft,” zegt sociaal ontwerper Mieke Fiers van ontwerpstudio morgenmakers. “Juist daarom is het interessant om met ontwerp naar zulke systemen te kijken.”
Het Co/Lab werd geïnitieerd door ActiZ, een brancheorganisatie van circa 350 ouderenzorgorganisaties. Gedurende twee jaar werkten ActiZ, ontwerpstudio morgenmakers en zorgorganisaties CuraMare, Coloriet en Archipel Zorggroep samen aan de centrale ontwerpvraag: Wat als… er zorgzame gemeenschappen zijn, die wederkerig samenleven. Wat betekent dit dan voor de rol van professionals in de ouderenzorg?’
Henriette Neuteboom van ActiZ: “We vonden het belangrijk dat het een langdurig traject was waar meerdere leden van ActiZ aan meededen en dat het niet alleen ideeën opleverde, maar ook breed gedragen werd binnen de sector.” Daarom werd er niet alleen nagedacht over verandering, maar werden er ook instrumenten ontwikkeld die direct bruikbaar zijn in de praktijk.
De kracht van ontwerp
In het Co/Lab werkten zorgprofessionals en de sociaal ontwerpers van morgenmakers intensief samen. Voor veel deelnemers was die samenwerking nieuw. “Ik was heel benieuwd naar de samenwerking tussen zorg en ontwerpers,” vertelt Saskia Kluin van Archipel Zorggroep. “Ik had niet verwacht dat er zulke verrassende dingen uit zouden komen en hoe je een zorgvraag ook heel anders kunt benaderen.” Volgens Kluin is dat precies de waarde van ontwerpkracht. “Wij zijn meestal niet zo gewend om buiten de bestaande oplossingen te denken. Een ontwerper weet op een prikkelende manier nieuwe vragen te stellen en andere routes te verkennen.”
Ook voor de ontwerpers zelf was het traject bijzonder. In veel ontwerpprojecten werk je met één organisatie of één specifieke context. In dit Co/Lab lag dat anders. Deze samenwerking vroeg een andere manier van denken. Fiers zegt hierover: “We gingen aan de slag voor een hele sector. Omdat dit een vraag was vanuit brancheorganisatie ActiZ, waren eigenlijk al hun leden onze opdrachtgever.” Dit vroeg om een andere manier van ontwerpen dan bij een vraagstuk met één opdrachtgever. morgenmakers moest iets maken dat breed toepasbaar is voor allerlei organisaties en situaties. Daarmee ontstond een belangrijke ontwerpvoorwaarde: de oplossing mocht niet afhankelijk zijn van de aanwezigheid van ontwerpers. Het moest iets zijn dat professionals zelf kunnen gebruiken. Fiona Jongejans van morgenmakers voegt daaraan toe: “Zorgmedewerkers hebben al genoeg aan hun hoofd, daarom moest het gaan over wat vandaag al kan veranderen.”
Van inzicht naar instrument
Uit het traject kwamen twee concrete ontwerpen voort: Ruimte pakken en Doe het samen. In beide is extra aandacht besteed aan het versterken van professionals en hun rol in de transitie van de zorg. Hoe kunnen zij ondersteund worden om die verandering mede vorm te geven? De uitkomsten richten zich daarmee op een vaak onderbelicht perspectief binnen de discussie over zorgzame gemeenschappen: de rol van professionals.
“Veel initiatieven rondom zorgzame buurten kijken vooral naar wat inwoners of de samenleving kunnen doen,” zegt Fiers. “Maar de veranderende rol van professionals krijgt veel minder aandacht, terwijl zij juist midden in die transitie staan.”
Zorgmedewerkers hebben vaak al een vol schema, waardoor er weinig ruimte is om na te denken over toekomstige situaties. Daarom moesten de instrumenten vooral aansluiten op de praktijk van vandaag. Ze ondersteunen een manier van denken en werken die professionals helpt om nu al bij te dragen aan de transitie in de zorg. Dat leidde tot een belangrijke ontwerpvoorwaarde: de uitkomsten moesten direct toepasbaar zijn in de praktijk en gericht zijn op het hier en nu.
Ruimte pakken
Het eerste ontwerp, Ruimte pakken, is ontwikkeld om zorgteams te helpen hun eigen werk anders te organiseren. Het nodigt professionals uit om kansen te zien in hun dagelijkse praktijk en die samen verder te brengen.
“Veel werkzaamheden gebeuren uit gewoonte, terwijl het vaak ook anders kan,” zegt Kluin van Archipel Zorggroep. “Ruimte pakken helpt teams om die kansen te herkennen, erover in gesprek te gaan en samen te besluiten of en hoe ze een idee verder kunnen brengen.” Ruimte pakken biedt professionals praktische instructies. Het helpt hen mogelijkheden te zien, te delen en uit te proberen. Zo kunnen zij beter samenwerken met bewoners en naasten. Tegelijk helpt het om de werkdruk te verlichten. Op die manier pakken teams samen ruimte om de zorg te veranderen.
Centraal in de methode staat een kansenbord dat zichtbaar op de afdeling hangt. Het fungeert als communicatie- en overleginstrument waarop teamleden ideeën kunnen ophangen die ze anders zouden willen doen (met voorbeeldkaarten of post-its). Anderen kunnen hierop reageren. Tijdens teamoverleggen kunnen de kansen worden besproken en zo worden ze opgevolgd van eerste idee tot uitvoering. Doordat het bord zichtbaar is, kunnen bewoners en familie meekijken. Zo ontstaat er met hen een nieuw gesprek over hoe zorg georganiseerd kan worden.
Doe het samen
Het tweede ontwerp, Doe het samen, richt zich op samenwerking tussen verschillende domeinen en organisaties. Dit instrument helpt professionals om gesprekken te voeren over onderwerpen die vaak impliciet blijven, zoals belangen, verwachtingen of verantwoordelijkheden, als het gaat om samenwerking.
In veel wijken zijn tal van organisaties actief rond ouderenzorg, welzijn, wonen en leefbaarheid. Samenwerking neemt toe en dat is een goede ontwikkeling. Tegelijk is de vraag: begrijpen organisaties elkaar wel echt? Weten ze wat voor de ander belangrijk is? En komen verwachtingen over en weer wel overeen? Doe het samen helpt om in dit soort situaties belangrijke zaken af te stemmen.
De basis van Doe het samen is een web met zes thema’s. Daarmee ontdek je snel of je op één lijn ligt en waar nog extra aandacht nodig is. Het gaat daarbij niet zozeer over wat je samen gaat doen, maar waarom en hoe, of je dezelfde taal spreekt en welke belangen nog meer spelen. “Het pakket maakt dingen bespreekbaar waar we normaal snel aan voorbijgaan,” zegt Kluin van Archipel Zorggroep. “Juist daardoor draagt deze tool bij aan een sterkere en succesvolle samenwerking, omdat je voortijdig zaken bespreekbaar maakt.”
Ontwerpen voor een hele sector
Een belangrijk uitgangspunt van het Co/Lab was dat de resultaten niet alleen bruikbaar moeten zijn voor de deelnemende organisaties, maar voor de hele sector. Dat betekende dat de ontwerpers steeds opnieuw terug moesten naar de kern van het vraagstuk. “Omdat het breed inzetbaar moest zijn, werden we gedwongen om steeds verder af te pellen,” zegt ontwerper Jongejans. “Wat is nu echt de kern? Waar hebben professionals in allerlei situaties behoefte aan?”
Volgens Neuteboom van ActiZ laat het traject zien wat ontwerpkracht kan betekenen voor complexe maatschappelijke vraagstukken. “Ontwerp helpt om een vraagstuk op een andere manier te bekijken. Het brengt verbeeldingskracht en helpt om van een complex probleem naar een praktisch instrument te komen.”
Vervolg
Hoewel het Co/Lab formeel is afgerond, werkt het project door in de praktijk. Nieuwe organisaties sluiten aan, instrumenten worden doorontwikkeld en de inzichten uit het traject worden gedeeld met partners in de sector.
De ontwerpen worden op meerdere plekken gebruikt. Zo werkt ActiZ samen met tien zorgorganisaties aan een doorontwikkeling van Ruimte pakken in een community of practice. Daarin wordt de methode verder doorontwikkeld, met speciale aandacht voor implementatie binnen organisaties: wat is er nodig om ermee te werken en hoe kan de aanpak breder binnen teams worden ingezet?
Daarnaast is samen met de Vereniging Gehandicaptenzorg Nederland (VGN) een traject gestart om Ruimte pakken verder aan te scherpen voor toepassing binnen de gehandicaptenzorg.
Ook Doe het samen vindt zijn weg. De methode is verpakt in een handzaam etuitje dat door ActiZ als kerstcadeau is verspreid onder alle leden. Vereniging AO VVT heeft extra sets laten maken, waardoor het instrument nu voor een breder publiek beschikbaar is.
Het web wordt inmiddels door verschillende organisaties in uiteenlopende situaties gebruikt. Daarnaast wordt morgenmakers door diverse organisaties en samenwerkingsverbanden gevraagd om samenwerkingsprojecten te begeleiden met behulp van het web.
De inzichten die tijdens het traject zijn opgedaan zijn gedeeld met ActiZ en partners die zich bezighouden met activatie en campagnes rondom de ouderenzorg, zodat deze kennis niet verloren gaat.
Volgens de betrokkenen laat Co/Lab: Caring Neighbourhoods zien dat verandering ook kan beginnen met kleine stappen die een waardevolle bijdrage leveren aan een grote transitie.
“Ontwerpkracht helpt om complexe systemen behapbaar te maken,” zegt ontwerper Fiers. “Je hoeft niet meteen het hele systeem te veranderen, maar je kunt ook beginnen met een concrete stap die vandaag al mogelijk is.” En juist daar ligt volgens Neuteboom van ActiZ de waarde van het traject; “Het mooie is dat de organisaties die meededen enthousiast zijn over zowel het proces als de uitkomsten. Bestuurders, projectleiders en medewerkers hebben samen iets ontwikkeld waar ze echt mee verder kunnen.”
Lees hier de artikelen van ActiZ over de samenwerking met DDF en DDW. Een samenwerking die de ouderenzorg en de creatieve industrie verbindt.