Dutch Design Foundation zoekt een Vrijwilligerscoördinator voor ±300 uur (ZZP).

Startdatum: per direct, uiterlijk begin juli 2026
Wij zoeken: een langdurige ZZP werkrelatie
Inzet: idealiter: juni/juli = halve dag p.w., augustus/september = 2 dagen p.w., oktober = 32 uur p.w.)

Sluitingsdatum vacature: donderdag 25 juni 2026

Wij zijn optimisten!
Wij geloven in het probleemoplossend vermogen van ontwerpers en bieden hen kansen, ondersteuning, publiciteit en een platform. Door te laten zien hoe ontwerpers wereldwijd vormgeven aan een positieve toekomst, versterken we hun positie en betekenis tot ver buiten Nederland. Dat doen wij door het organiseren van de projecten Dutch Design Week (DDW), Coalitions, Awards, Co-Labs en PONT. Dutch Design Foundation (DDF) is een stichting zonder winstoogmerk met een dagelijks directeur en een Raad van Toezicht.

DDF heeft een platte organisatiestructuur waarbij transparantie over processen en resultaten voorop staat. Het team bestaat uit een kern van mensen in vaste dienst met daaromheen een flexibele schil. In aanloop naar het jaarlijkse evenement DDW breidt het team zich tijdelijk uit van ongeveer 25 tot circa 60 personen. Onderling bestaat er een warme en informele sfeer waarbij we als team door middel van opbouwende feedback continu reflecteren op de processen binnen de organisatie.

Over de rol

DDW in Eindhoven is het grootste design evenement van Noord-Europa. Gedurende negen dagen presenteren ruim 2600 ontwerpers hun werk op 120 locaties aan meer dan 350.000 bezoekers uit binnen- en buitenland. Het organiseren van DDW is niet mogelijk zonder de grote groep toegewijde en enthousiaste vrijwilligers die ons helpen om DDW tot een succes te maken. Deze groep bestaat uit ±600 jaarlijks terugkerende en nieuwe vrijwilligers die verschillende functies uitoefenen zoals kassamedewerker, ticketcontrole, Design Rides chauffeur, suppoost en infobaliemedewerker. Voor de komende editie zoekt DDW een gestructureerde, communicatief sterke en ervaren Vrijwilligerscoördinator. In deze verantwoordelijke rol ben je het centrale aanspreekpunt en verantwoordelijke voor de werving, planning en operationele aansturing van onze vrijwilligers crew.

Functieomschrijving

Als vrijwilligerscoördinator verzorg je de coördinatie van A tot Z. Bestaande uit de volgende onderdelen:

  • Werving & selectie: I.s.m. Marketing & Communicatie het opzetten en uitvoeren van de wervingscampagne voor nieuwe vrijwilligers en beheer vd vrijwilligers mailbox;
    Eerste aanspreekpunt voor samenwerkingen met scholen etc. die vrijwilligers samenwerkingen willen aangaan.
  • Planning & indeling: Het uitvragen van gewenste diensten bij collega’s en het opstellen van de roosters;
    Je werkt met een online planningstool waarbij vrijwilligers zelf een dienst uitzoeken en inplannen.
  • Communicatie: Het verzorgen van de centrale informatievoorziening i.s.m de afdeling Marketing & Communicatie.
  • Bijeenkomsten: Het organiseren van bijeenkomsten voor vrijwilligers, zoals een zomerborrel, een informatie/instructiebijeenkomst voorafgaand aan DDW en een bedankborrel achteraf.
  • Operationeel: Het op locatie aansturen, motiveren en opvangen van de vrijwilligers tijdens DDW. Je signaleert knelpunten en behoeftes bij de vrijwilligers en stuurt bij waar nodig. Daarnaast draag je zorg voor het distribueren van de lunchpakketten. Overleg met coördinatoren over de voortgang en het functioneren van de vrijwilligers. Je bent in staat om snel te schakelen om eventuele problemen of personeelstekort creatief op te lossen.
  • Administratie en evaluatie: Na het event zorg je voor een kloppende administratie van de gemaakte uren en het afstemmen van de betalingen met de financiële afdeling. Daarnaast denk je actief mee over het verbeteren van onze processen naar aanleiding van de opgedane ervaringen en interne evaluaties.

Wie ben jij?

Jij bent toegankelijk en betrokken en het warme middelpunt van ons vrijwilligersnetwerk. Met jouw enthousiasme en aanpak zorg je ervoor dat vrijwilligers zich welkom voelen en met plezier werken tijdens DDW.

  • Je bent een gedreven professional en hebt aantoonbare ervaring met crew management en vrijwilligerscoördinatie binnen de culturele sector;
  • Je hebt ervaring met het werken met vrijwilligers en de sociale vaardigheden die daarbij horen.
  • Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden, je bent stressbestendig en hebt een goed probleemoplossend vermogen;
  • Je hebt een flexibele en praktische instelling en kunt goed overweg met digitale administratieve systemen;
  • Je hebt kennis en ervaring met CRM systemen (Salesforce);
  • Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal (mondeling en schriftelijk);
  • Je bent van nature een verbinder, nieuwsgierig en sterk samenwerkingsgericht;
  • Must: Je bent flexibel inzetbaar in de maanden voorafgaand aan het festival en negen dagen beschikbaar tijdens DDW (17 t/m 25 oktober).
  • Pré: Woonachtig in de regio Eindhoven

Wat wij bieden

  • Een betekenisvolle, sociale en centrale functie binnen een non-profit organisatie die zich hard maakt voor een betere en mooiere wereld met behulp van goed ontwerp;
  • Een dynamische rol binnen een team waarmee we – met DDW – op absoluut topniveau van internationale design events opereren;
  • Een gezellig en betrokken team;
  • Een marktconforme freelance vergoeding, passend bij je ervaring en de zwaarte van de functie.

Diversiteit en inclusiviteit 
DDF onderschrijft de Code Cultural Governance, de Fair Practice Code en de Code Diversiteit & Inclusie. Wij hebben de ambitie een inclusieve organisatie te zijn waar gelijkwaardigheid voorop staat in de onderlinge samenwerking. Iedereen is welkom om te solliciteren bij DDF. De sollicitatiecommissie bestaat uit een diverse groep mensen om onze sollicitanten een warm welkom te geven.

Ben je geïnteresseerd?
Stuur je CV uiterlijk donderdag 25 juni naar applications@dutchdesignfoundation.com t.a.v. Antoinette Klawer, Head of DDW. Vermeld in het onderwerp ‘Sollicitatie vrijwilligerscoördinator’.

De eerste kennismakingsgesprekken zullen online plaatsvinden op donderdag 2 juli.

 

Meer Minder